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消防档案的管理工作

编辑:贵阳消防设计公司发布时间:2018-11-12

消防档案的收集、整理、保管,目的是有效利用,为单位的消防安全管理工作服务。消防档案的管理的好坏,主要应从是否便于利用去检验衡量,这是消防档案管理的基本出发点和归宿。消防档案应当纳入单位档案统一管理。制定消防档案的管理规定,落实管理责任。

(一)消防档案由消防安全重点单位统一保管、备查

消防档案实行集中统一管理,对消防安全重点单位是非常必要的。消防档案虽然是由一定的部门或人员形成的,但它的意义却不只限于其形成者的范围,消防档案应由单位确定或设立的专门机构来统一集中保管、备查,不得由承办机构或个人分散保存,这样才能克服档案分散保管和各自为政所固有的局限性,更大限度地发挥档案的作用。

(二)消防档案要完整和安全

消防档案的完整和安全,才能给档案工作提供必要的物质基础。维护消防档案的完整,有两个方面的含义:一方面,从数量上要保证档案的齐全,使应该集中和实际保存的档案不能残缺不全;另一方面,从质量上要维护档案的有机联系和历史真迹,不能人为地割裂分散,或者零乱堆放,更不能涂改勾划,使档案失真。档案材料数量齐全,才能保证档案的系统完整,保持档案的有机联系,才能使档案数量齐全有科学依据。

维护消防档案的安全,也有两方面的含义:一方面,从物质上力求档案不遭受毁坏,尽量延长档案使用的时间;另一方面,消防档案也具有一定的机密性,要防止档案遗失,保证档案不被盗窃,不被泄露。

(三)消防档案分类

消防档案要按照档案形成的环节、内容、时间、形式的异同,采取“同其所同,异其所异”的方法,把档案分成若干个类,类与类之间有一定的联系,有一定的层次和顺序,前后一致。这样有利于档案立卷和案卷的排列和编目,为管理和利用提供条件。

(四)消防档案检索

检索,就是把消防档案的内容和形态特征著录下来,存贮在检索工具中,根据消防安全管理的利用需要,及时地把有关档案查找出来,供利用或者使用。它是档案利用之前不可缺少的一项重要准备工作,是在档案前面,准确而迅速的找到所需要消防档案的有效手段。目录是档案检索常用的重要工具。为了提高消防档案检索效率,必须编制档案目录,建立一个完整的目录体系。

(五)消防档案销毁

单位的消防档案,是在日常消防安全管理工作中经过较长时间一点一滴积累起来的,材料逐渐增多,随着时间的推移,有些材料会失去保存价值,不需要继续保存。为了精练档案材料,突出工作重点,应定期有目的、有计划、有标准地将档案进行清理。有用的材料,归纳综合,继续留存;确已失去保存价值需要销毁的材料,应按国家文书档案管理规定进清理,以免档案材料臃肿庞杂,鱼目混珠,影响管理和利用。

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